Wie können wir dir helfen?

Anmeldung

Gespeicherte Benutzerdaten manuell entfernen
  Falls du einen gültigen Benutzernamen und ein gültiges Passwort eingegeben hast, werden diese Informationen in der Datei pflogin.pfl im Verzeichnis „profacto<aktuelleVersion>“ abgelegt, das in den Einstellungen des aktuell angemeldeten Betriebssystemusers zu finden ist. Die Einstellungen bleiben so lange gespeichert, bis du diese Passwortdatei wieder entfernen. Windows (ab Vista): C:\Users\<Benutzername>\profacto2012\pflogin.pfl bis profacto 2013 OS X: /Users/<Benutzername>/Library/Preferences/profacto2012/pflogin.pfl ab profacto 2014 OS X: /Users/<Benutzername>/Library/Application Support/profacto2012/pflogin.pfl

Abzüge, Gewährleistungseinbehalt, Sicherheitseinbehalt auf Rechnungen ausweisen

profacto bietet dir die Möglichkeit Abzüge und Einbehalte auf verschiedenen Dokumenten auszuweisen. Die Funktion ist hier erläutert: Projekt bearbeiten

Nachdem du die entsprechenden Abzüge und Einbehalte auf dem Reiter „Gewährleistung“ im Projekt eingetragen hast, musst du ab der 1. Teil-/Acontorechnung im Druckdialog den Haken für die Abrechnung nach VOB setzen. Damit die eingegebenen Werte auf dem Ausdruck erscheinen, musst du weiterhin die entsprechenden Platzhalter in das Projekt eingetragen haben. Die in profacto verfügbaren Platzhalter kannst du hier einsehen: Textvariablen

Beispiele, wie dein Text aussehen könnte:

Textbausteine für Rechnungen und Schlußrechnungen bei Verwendung von Gewährleistungseinbehalt:

[GLEBegin]Der Gewährleistungseinbehalt beträgt absolut [GLE] [WÄ].
Der Gewährleistungseinbehalt beträgt [GLEProzent]%.
Der Gewährleistungseinbehalt wird fällig zum [GLEDatum].
Der Gewährleistungseinbehalt wird fällig in [GLETage] Tagen.
Der bis dahin zu  zahlende Betrag: [GLEZahlbetrag] [WÄ].
Der bis dahin zu zahlende skontierte Betrag : [GLEZahlbetragSkontiert] [WÄ].
Der Skontoabzugswert: [GLESkontoBetrag] [WÄ].[GLEEnde]

Textbausteine für Acontorechnungen bei Verwendung von Sicherheitseinbehalt (Empfehlung – keinen Skonto bei Abschlagsrechnungen mit Sicherheitseinbehalt gewähren!):

[GLEBegin]Der Sicherheitseinbehalt beträgt absolut [SICHL] [WÄ].
Der Sicherheitseinbehalt beträgt [SICHLProzent] % Der Sicherheitseinbehalt wird fällig zum [SICHLDatum].
Der Sicherheitseinbehalt wird fällig in [SICHLTage] Tagen.
Der nach Abzug des Sicherheitseinbehalts zu zahlende Betrag: [SICHLZahlbetrag] [WÄ].[GLEEnde]

PDF & XPS

 

Für Windows-Systeme bieten wir an mittels des PDF-X-Change Druckertreibers, Belege, Formulare, Listen nach Möglichkeit auch als PDF auszugeben. Weitere Informationen findest Du hier unter Formulare in den Voreinstellungen.

In der Vorschau erscheint bei PDF-XChange Viewer nur ein weißer Hintergrund

Es kann helfen das Fenster mit der Maus zu skalieren. Manchmal liegt das nur an der Darstellung unter Windows.

Bei der Vorschau, PDF an E-Mail und normalem Druck wird immer ein Ausdruck am Standarddrucker erzeugt (Windows)

Das ist eine Verkettung von diversen externen Umständen. Häufig liegt es daran, dass Adobe Reader oder Adobe Acrobat, oder andere PDF-Druckertreiber und PDF-Betrachter auf dem System installiert sind.

Identifizierung der Ursache: wenn bei einem Vorschaudruck ein drittes Programm angeht oder ein Druckertreiber -Dialog, der nicht von profacto stammt, sich öffnet, solltest Du diese Software deinstallieren (nicht nur den Druckertreiber entfernen).

Gehe zur möglichen Lösung exakt wie folgt vor:

  1. Adobe Reader deinstallieren (das gilt auch für Adobe Acrobat mit Distiller, BullZip, PDF Creator, FoxIt Reader, u.ä. – siehe oben zur Identifizierung)
  2. Rechner neu starten
  3. PDF X-Change Editor laden, installieren und den darin enthaltenen PDF X-Change Lite-Druckertreiber aus den Druckern entfernen: Anleitung
  4. Rechner neu starten
  5. Stelle sicher, daß PDF-Dateien nun mit PDF-XChange Viewer angezeigt werden.
  6. Installiere nun den aktuellen PDF-Druckertreiber
    1. alternativ bei älterer Version PDF-Druckertreiber 2017.4-2020.0.0 – noch ältere Versionen werden diesbezüglich nicht mehr supportet.
  7. Unbedingt einen anderen Drucker zumindest einmalig als Standard-Drucker wählen (empfehlenswert ist der XPS-Treiber) und einen Ausdruck/Vorschau-Druck via profacto ausführen.
  8. Den gewünschten normalen Druckertreiber als Standard setzen. profacto neu starten.

Unter Windows funktioniert die PDF-Verarbeitung nicht

Es kann sein, daß mit einem Windows Standard-Benutzerkonto der Druck mit aktiviertem PDF nicht vollzogen werden. Bitte erweitere ggf. das Benutzerkonto auf Administratorrechte. Das kann damit zusammenhängen, daß das obige Thema reinspielt und die Rechte nicht reichen.

Absturz von profacto beim Druckvorgang oder Voransicht unter macOS

PDF Plugins

Unter macOS kann ein Druck oder eine Vorschau mit aktivierter PDF-Option zwar das PDF durch das Adobe Plugin angezeigt werden, jedoch wird profacto danach leider durch dieses Plugin bzw. die Anwendung Adobe Reader zum Absturz gebracht. Bitte deinstalliere den Adobe Reader und verwende die eingebaute Vorschau. Dazu muss auch das Adobe Plugin entfernt werden. Solltest du auf Adobe Reader angewiesen sein, so darf dieser auf keinen Fall die Standard-Anwedung für PDF sein, das muß die von macOS mitgelieferte Vorschau.app sein.

Absturz von profacto beim Druck  mit aktiver PDF-Option unter Windows

Der PDF-Druckertreiber für profacto fehlt oder wurde deinstalliert:

Nutzung von Adobe™ Reader und anderen Produkten aus dem Hause Adobe™

Die Nutzung von Programmen wie Adobe Reader oder anderen Softwareprodukten aus dem Hause Adobe kann je nach Installation zu Eingriffen in den Ablauf des PDF-Belegdrucks von profacto an Email-Programme, Faxdruckertreiber oder anderen Druckern führen. Die Auswirkungen können unterschiedlicher Natur sein, es kann sogar nur sporadische Effekte geben, die mit der Nutzung der Adobe Produkte in Zusammenhang stehen. Dies ist kein Fehler von profacto.

Zur Lösung verwende einfach oben stehende Anleitungen für Windows oder macOS.

Solltest du nicht auf den Adobe Reader oder andere Software aus dem Hause verzichten können, kann die Nutzung der PDF-Druckoption aus profacto heraus nicht gewährleistet sein. Dies wird dann durch die extragroup GmbH nicht unterstützt.

Die Dokumentdaten werden verschoben zum Hintergrund-PDF ausgegeben

  • Einige Drucker(-treiber) haben automatisch eine Skalierung des zu druckenden Inhalts auf die vom Drucker erreichbaren Bereiche des gegebenen Papierformats voreingestellt. Stelle sicher, daß dein Druckertreiber hier keinerlei Skalierung vornimmt, es sei denn, daß das Formular unter Berücksichtigung genau dieser für Ihren Drucker typischen Einstellungen gestaltet wurde.
  • Bei Fragen zur Druckereinrichtung wende dich bitte an deinen zuständigen IT-Betreuer oder Administrator.
  • Verwendest du PDF-Hintergrund-Briefpapier? – achte darauf, daß es deinem Papierformat entspricht (normalerweise DIN A 4). Oft haben PDF-Dateien von Designern und Druckereien noch Überformat, wenn diese als Vorlage für den Druck von blanko Briefpapier genutzt wurde.

Der PDF-Hintergrund wird nicht gedruckt

  • Prüfe bitte unbedingt, ob unter Formulare (Reiter Sonstiges für profacto Small Business) eine PDF-Datei hinterlegt ist.
  • Sollen evtl. nur E-Mails mit PDF-Hintergrund versehen werden?
  • ab profacto: ist für dein Benutzerkonto (siehe hierzu PVE+-+Dokumente) im Druck die PDF-Option aktiviert?

Es erscheinen immer gelbe Sterne auf den PDF-Dateien

Nutze den PDF-XChange Printer nicht als eigenständigen Drucker. Dieser Druckertreiber ist für profacto lizensiert.

Nicht den PDF-XChange eingeständig lizensieren!

Installiere als PDF-Datei-Drucker einen zusätzlichen Drucker. Im Internet finden sich zahlreiche kostenfreie PDF-Druckertreiber.
Zum Beispiel:

Der Erwerb eine PDF-XChange-Lizenz kann zum Verlust der profacto-PDF-Druckoption führen, da deine PDF-XChange-Lizenz nicht mehr von profacto direkt genutzt werden kann.

Vorschau & Druck mit XPS-Viewer

Damit das Dokument auch angezeigt wird, muss in den Druckeinstellungen des „Microsoft XPS Document Writer“ auf dem Reiter XPS-Dokumente die Option „XPS-Dokumente automatisch im XPS-Viewer öffnen“ aktiviert sein, wie dargestellt:

Druckereinstellungen

XPS-Viewer nachinstallieren

Mit Windows 10 (1803 – vom April 2018) wird kein XPS-Betrachter mehr von Haus aus mitinstalliert. Dieser muss nachträglich eingebunden werden. Bitte wende dich an deinen Administrator zur Installation.

profacto Musterformulare – Meldung wegen fehlender Verbuchung

In dem Fall, dass profacto ein Problem mit der Verbuchung eines Druckvorgangs hatte, kann es dafür diverse Ursachen geben

Ursache Lösung
Formularupdate (profacto 2020.2.3 oder 2020.2.4)
  1. Voreinstellungen öffnen
  2. Reiter Formulare und und Texte
  3. Formularkonfigurator öffnen – nichts ändern
  4. Formularkonfigurator speichern
  5. Voreinstellungen speichern

Ab jetzt lassen sich die Belege normal erzeugen.

Musterformulare sind beschädigt Voreinstellungen: Formulare neu einlesen (Kreispfeilsymbol)
Fuß-Abstand zu klein (< 30mm) Je nach Umgebung und Inhalt kann die Fuß-Einstellung zu klein sein: im Formularkonfigurator  auf >= 30mm stellen
Sonderzeichen im Projekt Bestimmte Kombinationen von eckigen Klammern oder Steuerungszeichen, die einkopiert wurden, können andere – erwünschte – Routinen stören.
Das kann fast überall sein:

  • Projektpositionstexte und Projekttexte mittels „Formatierung entfernen“ bereinigen
  • Dok-Nummer darf keinen Zeilenumbruch oder andere Steuerzeichen enthalten
  • Artikelnummer, Mengeneinheit, Maße: prüfen

Andere Felder, die zB per Platzhalter in den Text eingebunden werden bringen solche Zeichen mit.

profacto-Server bricht beim (ersten) Start während des Index-Aufbaus ab?

Dann hast du eventuell nicht die entsprechenden Rechte bei der Ausführung. Unter Windows ist hier der Domänenadministrator nötig um Dienste (also Server) auszuführen.

Leider wird der Index während des ersten Aufrufs des Servers mit fehlenden Rechten beschädigt.

Lösung: 

  1. Noch 2x installieren: einmal den Einzelplatz und danach einmal das Netzwerk.
  2. Den Einzelplatz zuerst starten, der Index wird fertiggestellt, man kann sich anmelden. Die Lizenzierung ist dann auch schneller.
  3. Dann den Server als [Domänen-]Administrator starten.

Eine neue Frage nach der Datenbank erfolgt nicht, da diese schon bekannt ist.

Sicherheitshinweise

Heruntergeladene Software wird oft vom Betriebssystem, Virenscannern oder Firewall an der Ausführung gehindert.

Windows

Ab profacto 2014.1 können wir keine negativen Effekte feststellen. Es gelten die existierenden Systemvoraussetzungen für die aktuelle profacto Version, für ältere Versionen empfehlen wir grundsätzlich ein Update auf das neueste profacto.

Solltest du folgenden Dialog sehen:

Windows-Firewall

Klicke auf „Weitere Informationen“, um zu folgendem Dialog zu gelangen:

Windows Firewall – Trotzdem ausführen

macOS

Sollte sich profacto nicht starten lassen, kann es sein, dass man beim ersten Starten (direkt nach Installation) einmal per Rechtsklick den Befehl „Öffnen“ wählen muss.

profacto Auto-Update zurücksetzen

Bei Fehlermeldungen rund ums AutoUpdate liegt das oft daran, dass ein Verzeichnis nicht mehr vom ausführenden profacto geändert werden kann. Vor allem unter Windows kann das bei wechselnden Benutzerkonten, -rechten und mehrfacher Installation von profacto ohne Neustart schonmal passieren.

Zur Lösung folgenden Ordner nach dem Schließen von profacto löschen:

Windows: C:\Users\Public\Documents\extragroup\profacto\AutoUpdate

OS X: /Users/Shared/extragroup/profacto/AutoUpdate

Danach profacto einfach normal neu starten.

profacto Auto-Update und Installer – Rechte fehlen?

  • Für die Installation kann es unter Windows nötig sein sich grundsätzlich mit einem lokalen Administrator-Konto anzumelden.
  • Das AutoUpdate bedarf der Anmeldung mit profacto-Administrator-Konto oder eines Benutzerkontos mit Personaleintrag, dem die Rolle Systemadministrator zugewiesen wurde einerseits und unter Windows muß der profacto Server als Dienst laufen, der profacto Einzelplatz einmal mit Windows-Administratorrechten gestartet werden.

Obwohl alle profacto-Programme beendet wurden, meldet der Installer profacto würde noch laufen?

Das kann zwei Ursachen haben:

  • Der profacto Server läuft als Dienst, lies hier weiter, wie du zur Dienstesteuerung gelangst: Servereinrichtung
  • Windows hat den Dienst oder die Anwendung nicht vollständig beenden können, dies deutet auf ein Problem in Windows hin. Ggf. reicht es den Serverrechner bzw. das Betriebssystem neu zu starten. Achte darauf, dass profacto nicht als Dienst gestartet wird, da man sonst erneut in dieser Situation landet.
  • Schlägt das Update fehl, kann es am Windows-Schriftencache liegen, der bestimmte Dateien geöffnet hat. In diesem Fall muss man den Schriftencache-Dienst stoppen, auf manuell setzen, den Rechner neu starten und dann das AutoUpdate installieren.
  • Zusätzlich kann der vss profacto.exe noch aktiv sein. Auch diesen Dienst muss man ggf. beenden.

profacto-Logbuch. Wohin speichern?

Logbuch erzeugen

Wähle bei einer Installation Erzeugen. Das einfachste ist, das Logbuch neben die Datenbank zu legen, wenn auch nicht die sicherste Methode. Es sollte kein Netzwerklaufwerk sein, da profacto hier später permanent hineinschreibt, wenn du ein anderes Laufwerk als das der Datenbank hast, wäre das die optimale Konfiguration. Wenn du ganz unsicher bist, sprich bitte mit deinem Administrator oder beauftrage einen Installationstermin bei der extragroup GmbH.

profacto-Installer unter Windows bleibt stehen – wie löse ich das auf?

Manchmal liegen Dateien von älteren Installation mit ggf. anderen Rechten vor, die der Installer nicht mehr wegräumen kann oder darf.

Dann muß man folgendes manuell löschen:

C:\ProgramData\extragroup –

hierdrin kann die Datenbank liegen – nur dann direkt löschen, wenn man ohnehin eine neue Installation vornehmen möchte

C:\Benutzer\Öffentlich\Öffentliche Dokumente\extragroup\profacto
ggf. auch löschen:

C:\ProgramData\profacto
C:\ProgramData\profacto_Lizenzen

Ist profacto GoBD-konform oder zertifiziert?

Stand 14. Oktober 2019, Update der Verlinkung zum 28.11.2019

GoBD steht für „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“. Nachzulesen (Download des PDF Dokuments erst auf der Seite des deutschen Bundesministeriums für Finanzen) unter

Update vom 28.11.2019:

https:// www.bundesfinanzministerium.de / Content/DE / Downloads / BMF_Schreiben / Weitere_Steuerthemen / Abgabenordnung / 2019-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=12

Ist profacto GoBD-konform oder zertifiziert?

Das kann man leider nicht mit einem Ja oder Nein beantworten. Dazu empfiehlt es sich das Kapitel 12, Absätze 179-181 am Ende der GoBD-Dokumentation zu lesen.

Zusammengefasst: weder wir selbst, noch Dritte, nicht einmal die jeweilige Finanzbehörde selbst kann eine positive Aussage zur GoBD-Konformität treffen und ein Zertifikat ausstellen, welches rechtsgültig wäre.

Wie erreiche ich, daß mein Unternehmen GoBD-konform wird?

Grundsätzlich: profacto bildet hier nur einen Baustein von vielen. Nur das Zusammenspiel von allen ist am Ende verantwortlich dafür, ob im Kontext deines Betriebs profacto Anlass zur Beanstandung bietet oder nicht.

Sprich hier zB mit der Handwerkskammer oder deinem Steuerbüro darüber, wie die die Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie der Da­ten­zu­griff so umgesetzt werden können, daß es keine Nicht-Konformität gibt.

Folgende Hinweise hilft dir vielleicht weiter:

  • Sorge für lückenlose Nummernkreise
  • Setze möglichst keine Rechnungen zurück
  • Nutze die Möglichkeit zur Rechnungskorrektur, wenn nötig Gutschrift erstellen und als Überschrift „Rechnungskorrektur, Rechungs(teil)storno angeben.
  • Dokumentiere jedweden Anlass, wo du vom üblichen Prozess abweichen musstest. Z.B. Ausfall von Hardware mit Datenverlust.
  • Du kannst das Steuerprüfungsjournal über die Voreinstellungen, Seite Buchhaltung Steuerung aufrufen.

Zwischensummen und Überträge sind zu hoch!

Es kann bei älteren Formularen vorkommen, dass die Zwischensumme (nicht Summenposition) oder der Übertrag hin und wieder eine Position der Folgeseite mit einrechnet. Um das zu beheben, muss im Formular der SubHeader 5 mindestens einen Pixel hoch sein, um ausgeführt zu werden.

Du kannst uns das Formular zusenden, damit wir es für dich in diesem Punkt gleich anpassen können. Befolgen dabei bitte folgende Anleitung:

Individuelle Formulare

Positionsnummern haben 10.00 statt 1. Wie kann ich das beheben?

Prüfen bitte in den Voreinstellungen, Reiter Projekte, ob du statt ‚0‘ einen Versionsschritt von 10 konfiguriert hast. Wenn dort 0 oder 1 steht handelt es sich um eine geänderte Formatierung beim Ausdruck.

Du kannst uns das Formular zusenden, damit wir es für dich in diesem Punkt gleich anpassen können. Befolgen dabei bitte folgende Anleitung:

Individuelle Formulare

Großbuchstaben werden ohne Trema (Umlautpunkte) gedruckt

Es kann bei Verwendung von z.B. Helvetica oder Arial dazu kommen, daß Großbuchstaben-Umlaute in der obersten Zeile ohne Trema gedruckt werden. Hier empfiehlt es sich auf modernere Schriftarten wie Helvetica Neue umzustellen. Leider können wir nicht für jede Schrift prüfen, wie die sich verhält.

Wie richte ich den Router für Let’s Encrypt und HTTPS ein?

Wir können hier nur ein Beispiel geben, jedoch so nicht als Service oder Support einrichten.

Beispiel für die Konfiguration mit einem Speedport Smart 3 der Telekom.

Welche Ports müssen freigegeben werden damit der profacto-Webserver mit SSL/TLS Verschlüsselung arbeitet?

Du musst den Port 80 (http) sowie den Port 443 (https) freigeben.

  • Über Port 80 (http) erfolgt die Authentifizierung zum Anfordern eines Zertifikats
  • Über Port 443 (https) werden dann die verschlüsselten Webanfragen ausgeliefert

Was ist wenn der profacto-Webserver auch über Port 8080 über das Internet erreichbar sein soll?

Dieser Umstand ist aktuell mit SSL/TLS Verschlüsselung und den automatisch erstellten Zertifikaten nicht möglich. Die Zertifikate vom Dienst letsencrypt.org erlauben keine Portangaben für die Anforderung eines Zertifikats.

Du kannst weiterhin nur mit http und Port 8080 den Profacto-Webserver aufrufen, mit https geht das allerdings nicht.

Anmerkung:

Einige Router (e.g. Fritzbox) erlauben es nicht, Anwendungen für mehr als einen externen Port bzw. Portbereich ansteuern zu lassen. In diesem Fall musst Du dich entscheiden ob du keine Portweiterleitung von 80 auf 8080 einrichtest und somit auf automatisch erstellte Zertifikate oder auf die Erreichbarkeit über eine öffentliche Adresse in Verbindung mit der Portangabe 8080 verzichten.

Was wenn wir auf unserer Domain schon einen Webserver bedienen?

Sollte über deine Domain schon ein Webserver angesteuert werden, kollidiert das mit der Authentifizierung von Letsencrypt für den profacto Webserver. Für das Anfordern eines Zertifikats brauchst du eine Domain die auf Port 8080 weitergeleitet wird. Port-Weiterleitungen lösen das Problem wenn du über HTTP (bzw. Port 80) ansonsten keinen Bedarf hast, erreichbar zu sein, abgesehen von dem Webserver von profacto.

Ist das nicht der Fall und du hast einen anderen Webserver in Betrieb, der über die gleiche Domain angesprochen werden soll, kannst du die Auflösung über eine Subdomain und einen SRV-Record lösen. Dein IT-Dienstleister kann dich in diesem Fall entsprechend beraten und anleiten die erforderlichen Schritte vorzunehmen um Zugang zu Subdomain und SRV-Record zu erhalten, bzw. die Konfiguration vorzunehmen.

Ein Beispiel

Du hast die Domain beispiel.de, über diese Domain wird eine Website gehostet die über http://www.beispiel.de erreichbar ist. Du möchtest unter der gleichen Domain den Webserver von profacto ansteuern können? Hierfür richtest du eine Subdomain ein (e.g. profacto.beispiel.de). Diese Subdomain lässt du über einen SRV-Record auf Port 8080 auflösen.

Nach erfolgter Konfiguration ist deine Website nach wie vor unter http://www.beispiel.de erreichbar. Aufrufe auf http://profacto.beispiel.de werden an den Webserver von profacto weitergeleitet und du musst keinen zusätzlichen Port angeben wie http://www.beispiel.de:8080.

Wie kann ich Datensätze aus dem Backup wiederherstellen?

Vorbereitung

Beenden Sie das aktuell laufende profacto, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.

Kopieren Sie das letzte intakte Backup in einem neuen separaten Ordner, zum Beispiel auf den Desktop.

Bei einer Client-Server-Umgebung sollten Sie auf dem Server arbeiten und die Einzelplatzversion in der gleichen Version installieren.

Wiederherstellen des Backups

Starte eine Einzelplatzversion (mit der selben Version wie deine produktive Umgebung!) und drücke direkt nach dem Aufruf die Alt-Taste bis anstelle der gewohnten Anmeldung folgender Dialog erscheint. Öffne dann das Backup:

profacto Backup-Datei auswählen

 

Backup öffnen

Starte mit Wiederherstellen.

Wiederherstellung profacto Datenbank

Nach Abschluss wird folgender Hinweis gezeigt:

Wiederherstellung abgeschlossen

Nach der Bestätigung wird profacto geschlossen.

xport von Datensätzen aus der Backup-Datenbank

Starte nun den Einzelplatz wie zuvor, indem du nach dem Doppelklick auf die Anwendung die Alt-Taste gedrückt hältst.

Datendatei auswählen

Wähle nun die zweite Option „Eine andere Datenbank auswählen“ und öffne die wiederhergestellte Datenbank. Diese liegt standardmäßig in einem Ordner neben der Backupdatei von oben.

Melde dich mit einem Nutzerkonto mit administrativen Rechten an.

Exportmethode je Modul

Für

  • Projekte
  • Projektpositionen (ab profacto)
  • Artikel

nutzen die Funktionen PHExport und PHImport.

Für

  • Kunden
  • Lieferanten
  • Bestellungen
  • Personal
  • Stücklisten

verwende die Standardexport bzw. -import Funktion.

Für Zeiten verhält es sich etwas anders, exportiere mit dem Standardexport in einer bestimmten Konfiguration und importieren wiederum mit PHImport.

Die genaue Vorgehensweise kannst du hier nachlesen: Export und Import von Zeiten

Meine profacto-Fenster spielen verrückt. Wie kann ich wieder Ordnung herstellen?

Unter gewissen Umständen, kann es passieren, daß Fenster oder Teile davon nicht mehr voll sichtbar oder in der Funktion eingeschränkt sind. Zum Beispiel scheinbar leere Spalten in den Datensatzlisten oder als würde der Fensterinhalt nach rechts oder links versetzt innerhalb des Fensterrahmens dargestellt. Inhalte und Bedienelemente scheinen dann aus dem sichtbaren Bereich verschwunden zu sein. Letzteres vor allem, wenn man zwischen verschiedenen Displayauflösungen mit ein und dem selben profacto oder profacto Client hin- und herspringt.

Oder man hat sich bei der Sortierung und Filterung so viel verstellt, dass die Module zu langsam geladen werden.

Insgesamt gibt es mehrere Lösungsansätze mit jeweils unterschiedlicher Wirkung: Module zurücksetzen, Persönliche Voreinstellungen zurücksetzen oder die auf dem Rechner gesicherten anwenderspezifischen Einstellungen von profacto oder profacto Client zurücksetzen.

Einfache Lösung über Infodialog

Klicke auf das profacto Symbol oben links und dort auf „Fensterpositionen zurücksetzen“.

Wurde Datenschutz oder Reiter-, bzw. Feldsteuerung aktiviert? (nicht profacto Small Business)

Die gängigste Lösung ist, daß jemand die Datenschutzoption (betrifft vor allem die Zeiten) oder die Reiter- bzw. Feldsteuerung aktiviert hat. Das sollte man dann abschalten oder sich mit den Funktionen bewusst auseinandersetzen, da die Möglichkeiten hier tiefer greifen, als man das auf Anhieb sieht.

Zum Ausschalten in den Voreinstellungen, Reiter Ansichten die entsprechenden Optionen abschalten. Sollen diese eigentlich aktiv bleiben, die Hilfe von hier aus aufrufen und die jeweiligen Persönlichen Voreinstellungen konfigurieren.

Menüs in den Auslieferungszustand zurückversetzen

Die Menüs in den Voreinstellungen und in der Projektbearbeitung können reaktiviert werden, indem man die Fenster auf minimale Breite schrumpft, das Fenster schließt, profacto neu startet. Alternativ ist es auch möglich der Anleitung weiter unten zu folgen und die lokalen Anwendereinstellungen zurückzusetzen.

Einzelne Module in den Auslieferungszustand zurücksetzen (nicht profacto Small Business)

Die einfachste Lösung ist es, das betreffende Modul zu schließen und es über die linke Navigationsleiste (nicht in profacto Small Business verfügbar) bei gedrückter Shift-Taste neu aufzurufen. Damit wird es in den Standardmodus zurückgesetzt. Das betrifft dann auch Filter- und Sortierungseinstellungen.

Persönliche Voreinstellungen zurücksetzen (nicht profacto Small Business)

In den Voreinstellungen auf dem Reiter Ansichten die betroffenen Persönlichen Voreinstellungen öffnen und merken, was alles eingestellt ist. Am einfachsten ist ein Vergleich mit einem anderen Anwender. Screenshots der einzelnen Reiter der Persönlichen Voreinstellungen erleichtern es ungemein.

Weg 1: Danach die Persönlichen Voreinstellungen löschen und neu anlegen und dem Benutzerkonto wieder zuweisen.

Weg 2: Danach die persönlichen Voreinstellungen eines Anwender mit sehr ähnlichen Rechten duplizieren und dem eigenen Personalkonto zuweisen.

Am besten das ganze mit dem Admin-Account durchführen und profacto danach neu starten.

Schaue dazu auch unter Ansichten (ab profacto) und Persönliche Voreinstellungen im Handbuch.

Lokale Anwendereinstellungen zurücksetzen

Windows: Du musst den Client beenden, die Verzeichnisse C:\Users\<Dein Order>\AppData\Roaming\ und C:\Users\<Dein Benutzername>\AppData\Local\ öffnen (Achtung verstecktes Verzeichnis!) und dort die Ordner mit profacto und 4D im Namen löschen.

macOS: Du musst den Client beenden, und über Finder den Ordner /Users/<Dein Benutzername>/Library/Application Support/profacto Client entfernen oder umbenennen.

Danach die Anwendung am besten einmal neu installieren (Client oder Einzelplatz) und neu starten.

Mein profacto-Client verbindet sich nicht mir dem Server. Was kann ich tun?

Zwischen Client und Server muß eine stete Verbindung aufrecht erhalten werden, fast wie eine Stromverbindung. Ist diese nicht verfügbar, kann der Client nicht funktionieren.
Wenn der Client regelmäßig abstürzt, langsam reagiert oder Aussetzer hat, ist oftmals das Netzwerk an irgendeiner Stelle die Ursache.

Damit du möglichst rasch die genaue Fehlerquelle im Netzwerk identifizieren kannst, hier ein paar Ansätze zur Analyse:

  • Sind die Systemvoraussetzungen erfüllt? Unter https://www.extragroup.de/profacto/hilfesupport/systemvoraussetzungen/ findest du Anforderungen für die aktuelle Version.
  • Stromsparmodi im Netzwerk (Server, Arbeitsplatz, Mittelhardware im Netzwerk)
  • Pingzeit zwischen den einzelnen Rechnern und dem Server? Vergleich Bürorechner?
  • Firewall-Konfiguration oder -Update? – An Arbeitsplätzen und dem Server prüfen. Port 19813 sollte auf jeden Fall frei gegeben sein. Die Range 19812-19815 freizugeben kann auch helfen, da hier auch teilweise Kommunikation stattfinden kann.
  • Kabeldefekte? Quetschungen, Knicke, mechanische Belastungen an den Steckern? Oder gibt es Störungen durch andere Geräte? Sind die Arretierungspins rausgebrochen? Staub/Korrosion in den Anschlüssen?
  • Gestörtes WLAN? – Überlastete Kanäle, inkompatible Kanäle, zu viele Geräte auf den selben Frequenzen? Abgeschaltete Frequenzen seitens Routerfirmwäre?
  • Router oder Switches – Update, Umkonfiguration, Stecker mit Korrosion oder Beschädigung (alle Kabel mal raus, reinigigen, rein, Strom aus, 10-30 Sekunden warten, neu starten)
  • wie verhält sich der Client, wenn man den lokal auf dem Server direkt startet?
  • Private LAN-IPs vergeben? – 10.0.0.0 bis 10.255.255.255, 172.16.0.0 bis 172.31.255.255, 192.168.0.0 bis 192.168.255.255
  • Gibt es Backuproutinen, Datentransfers im Netzwerk, die die verfügbare Bandbreite stark beanspruchen?

Client, Server oder Einzelplatz zurücksetzen und neu installieren

Windows

Du musst zuerst die Anwendung beenden, die Verzeichnisse C:\Users\<Dein Order>\AppData\Roaming\ und C:\Users\<Dein Benutzername>\AppData\Local\ öffnen (Achtung verstecktes Verzeichnis!) und dort die Ordner mit profacto und 4D im Namen löschen.

Danach die Anwendung einmal neu installieren (Client, Server oder Einzelplatz) und neu starten.

macOS

Du musst zuerst die Anwendung beenden, und über Finder den Ordner /Users/<Dein Benutzername>/Library/Application Support/profacto Client entfernen oder umbenennen.

Danach die Anwendung einmal neu installieren (Client oder Einzelplatz) und neu starten.

Warum kann der Dienst kann nicht starten oder warum reagiert der Server nicht im Dienstmodus?

Wenn der profacto Server unter Windows als Dienst ausgeführt wird, kann man keine Bedienoberfläche sehen. Sollte beim Start des Servers jedoch eine zu beantwortende Frage oder ein Hindernis auftreten, erscheint ein Dialog, den man lösen muss. Das geht nur wenn man den Server als Doppelklick-Anwendung startet. 

Nach dem AutoUpdate kommt eine Meldung, was kann ich tun?

Meistens ist es eine Rechtefrage

Kann der Client keine Verbindung mehr zum Server herstellen, Du erhältst eine Fehlermeldung bezüglich des Autoupdate und die oben genannten Punkte können alle ausgeschlossen werden, folge dieser Anleitung:

  • profacto Dienst auf dem Server beenden (etwaige Fehlermeldung beim Beenden quittieren und ansonsten ignorieren)
  • profacto Server per Desktop-Symbol starten
  • Kommt eine Fehlermeldung zum Stichwort „AutoUpdate“? Pfad merken – Sollte C:\Users\Public\Documents\extragroup\profacto\AutoUpdate lauten, auf deutsch: C:\Benutzer\Öffentlich\Öffentliche Dokumente\extragroup\profacto\AutoUpdate
  • profacto Server beenden (etwaige Fehlermeldung beim Beenden quittieren und ansonsten ignorieren)
  • dann den Ordner AutoUpdate vom obigen Pfad manuell löschen
  • profacto Server per Desktop-Symbol starten – es sollte keine Fehlermeldung mehr kommen
  • profacto Server beenden (etwaige Fehlermeldung beim Beenden quittieren und ansonsten ignorieren)
  • profacto Dienst starten, Clients sollten sich wieder normal verbinden können.

Folgende Schritte sollten helfen, wenn es hartnäckiger ist:

  • Den registrierten 4D Dienst auf manuell schalten. (Einstellungen – manuell) – dieser wird sich nicht herunterfahren lassen und es wird immer die Anzeige eingeblendet „wird beendet“.
  • Bitte den Rechner neu starten, danach sämtliche Virenscanner abschalten.
  • profacto Server-Anwendung starten. Sollte sich dieser sachgemäß starten, die Clients hinter her starten.
  • Startet die Server-Anwendung nicht (keine Rückmeldung) folgende Schritte wären dann zu empfehlen:
  • Vorab unter C:\programdata→ extragroup → pfconfig.dict – löschen
  • Unter C:\benutzer→ öffentllich→ öffentliche Dokumente→ extragroup → profacto(im Ordner löschen – dauert etwas)
  • Unter C:\benutzer→ (Name des Benutzers)->appdata → lokal und Roaming → nach profacto-Ordner im Namen löschen
  • profacto neu installieren
  • Sich vergewissern, dass sämtliche Antiviren-Software ausgeschaltet ist.
  • profacto Server starten
  • profacto Client starten

Sollte die Anwendung bei erneuten  Start hängenbleiben, noch einmal obige Schritte durchgehen und danach dann die Datenbank manuell  zuweisen, in dem du nach Doppelklick auf das Desktop-Icon von profacto (Server) die  Alt-Taste gedrückt hältst und im folgenden Dialog die Datenbank manuell zuweist (2. Option).

Meine profacto-Interiorcad-Integration funktioniert nicht. Was kann ich tun?

Warum werden trotz Token im interiorcad-Ordner und Aktivierung in profacto keine Daten empfangen und gesendet?

Das kann an der Token-Datei (profactorest.json) liegen, wenn diese per Email-Anhang versendet wurde, hängt an den Token-Dateien ggf. ein End-of-File-Steuerzeichen (SUB), was die Verarbeitung stört. Dieses kann man manuell entfernen (Empfehlung mit Notepad++) oder man kopiert das Token auf anderem Wege zum CAD-Rechner.
Ist der Benutzer für das Token eventuell kein CAD-ERP-Integrations-Anwender in profacto? – Dann ist die Integration für das dem Benutzer zugeordnete Token unterbunden.

Warum sehe ich im Personal-PopUp des Tokenmanagers seltsame Personaldaten?

Das betrifft Installationen, die noch die beta-Version des Features gestartet hatten und tritt nur in Server-Installationen auf. Lösung besteht darin auf dem Server-Rechner die Installation des profacto Servers zurücksetzen und neu installieren. Siehe dazu in den allgemeinen profacto FAQ: Client und Server oder Einzelplatz
Danach sollte man nur sein eigenes Personal in der Liste sehen, die anderen Daten sind lediglich künstliche Demo-Daten und berühren niemands Persönlichkeitsrechte oder sind gar Datenschutzbrüche.

Wie bestelle ich Glas in festen Zuschnittmassen?

Glas wird nicht in Rohplatten, sondern in festen Grössen bestellt. Damit Stücklistenteile mit Glas auch mit genau diesen Abmessungen in eine Bestellung kommen, musst du in der Artikelgruppe eine passende Einstellung vornehmen:

Bestellung Glas

„Artikel dieser Gruppe bei Bestellung nicht zusammenfassen“ erledigt genau diesen Job. Damit werden einzelne Stücklistenteile zu einzelnen Bestellpositionen und die Abmessungen werden beibehalten und können in der Bestellung angedruckt werden.

Wie bestelle ich Kantenbearbeitungen bei Glas?

Glas wird typischerweise mit speziell bearbeiteten Kanten bestellt. Hierzu kann man die vorhandenen Kantenfelder in profacto verwenden. So gehst du dabei vor:
Lege für jede Art von Kantenbearbeitung einen eigenen Artikel an, beispielsweise „GlKantepoliert“ oder „GlKanteGefast1mm“. Diese Artikel fasst Du zu einer eigenen Artikelgruppe zusammen. In der obigen Artikelgruppe stellst du dann die Optionen „Artikel dieser Gruppe nicht im Lager führen“ ein. „Bestellungen zulassen“ bleibt ausgeschaltet.

In einem speziell angepassten Bestellformular werden dann die Kantenbearbeitungen als Zusatzinformation zur bestellten Glasplatte ausgegeben, jedoch nicht eigens bestellt. Der Lieferant berechnet dir dann das Glas zu einem um die Kantenbearbeitungen erhöhten Preis, welcher dann über die Rechnungsprüfung sauber in die Nachkalkulation einfliesst.

Wie kann ich gespeicherte Benutzerdaten manuell entfernen?

Falls du einen gültigen Benutzernamen und ein gültiges Passwort eingegeben hast, werden diese Informationen in der Datei pflogin.pfl im Verzeichnis „profacto“ abgelegt, das in den Einstellungen des aktuell angemeldeten Betriebssystemusers zu finden ist. Die Einstellungen bleiben so lange gespeichert, bis du diese Passwortdatei wieder entfernst.

Windows (ab Vista): C:\Users\\profacto2012\pflogin.pfl

bis profacto 2013 OS X: /Users//Library/Preferences/profacto2012/pflogin.pfl

ab profacto 2014 OS X: /Users//Library/Application Support/profacto2012/pflogin.pfl

Wie kann ich Abzüge, Gewährleistungseinbehalt, Sicherheitseinbehalt auf Rechnungen ausweisen?

profacto bietet dir die Möglichkeit Abzüge und Einbehalte auf verschiedenen Dokumenten auszuweisen. Die Funktion ist hier erläutert: Projekt bearbeiten

Nachdem du die entsprechenden Abzüge und Einbehalte auf dem Reiter „Gewährleistung“ im Projekt eingetragen hast, musst du ab der 1. Teil-/Acontorechnung im Druckdialog den Haken für die Abrechnung nach VOB setzen. Damit die eingegebenen Werte auf dem Ausdruck erscheinen, musst du weiterhin die entsprechenden Platzhalter in das Projekt eingetragen haben. Die in profacto verfügbaren Platzhalter kannst du hier einsehen: Textvariablen

Beispiele, wie dein Text aussehen könnte:

Textbausteine für Rechnungen und Schlußrechnungen bei Verwendung von Gewährleistungseinbehalt:

[GLEBegin]Der Gewährleistungseinbehalt beträgt absolut [GLE] [WÄ].
Der Gewährleistungseinbehalt beträgt [GLEProzent]%.
Der Gewährleistungseinbehalt wird fällig zum [GLEDatum].
Der Gewährleistungseinbehalt wird fällig in [GLETage] Tagen.
Der bis dahin zu  zahlende Betrag: [GLEZahlbetrag] [WÄ].
Der bis dahin zu zahlende skontierte Betrag : [GLEZahlbetragSkontiert] [WÄ].
Der Skontoabzugswert: [GLESkontoBetrag] [WÄ].[GLEEnde]

Textbausteine für Acontorechnungen bei Verwendung von Sicherheitseinbehalt (Empfehlung – keinen Skonto bei Abschlagsrechnungen mit Sicherheitseinbehalt gewähren!):

[GLEBegin]Der Sicherheitseinbehalt beträgt absolut [SICHL] [WÄ].
Der Sicherheitseinbehalt beträgt [SICHLProzent] % Der Sicherheitseinbehalt wird fällig zum [SICHLDatum].
Der Sicherheitseinbehalt wird fällig in [SICHLTage] Tagen.
Der nach Abzug des Sicherheitseinbehalts zu zahlende Betrag: [SICHLZahlbetrag] [WÄ].[GLEEnde]

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