2 August 2022 von Jens Jakob

Kurzarbeit

Vorab

Wir dürfen keine Rechtsberatung leisten. Alle Angaben erfolgen aus bestem Wissen und Gewissen und können unter Umständen auch sachlich falsch sein, wir bitten um Hinweis, wenn wir Informationen präzisieren können.

Folgen Sie den jeweils aktuellen Informationen der Arbeitsagentur und lassen Sie sich bitte auch dort beraten.

Erste Schritte – Für Arbeitgeber

  1. Die Kurzarbeit anzeigen: https://www.arbeitsagentur.de/datei/anzeige-kug101_ba013134.pdf  (mit Rechtsklick herunterladen und in einem PDF-Reader (zB ab AdobeReader v8) öffnen, wenn im Browser die Darstellung verweigert wird)
  2. Die Kurzarbeit per Mitarbeiter beantragen: https://www.arbeitsagentur.de/datei/antrag-kug107_ba015344.pdf

Diese beiden Schritte sollten Sie als erstes vornehmen.

Danach gilt es die Zeiten und Lohnkosten zu berechnen und anzugeben.

Informationen der Arbeitsagentur:

Die folgenden Erläuterungen betreffen folgende Annahmen für Ihre profacto-Installation. Sie nutzen

  1.  profacto oder eingeschränkt profacto SmallBusiness (wir arbeiten an Möglichkeiten für SmallBusiness ab dem kommenden Update auf 2020.1.0 (Termin steht noch nicht fest))
    1. profacto StartUp bietet keine Zeiterfassung- und Auswertung.
  2. die Zeiterfassung und/oder -auswertung von profacto

Wenn Sie die keine Zeiterfassung und/oder -auswertung nutzen, sprechen Sie bitte die Terminkoordination (termine@extragroup.de) an: wir versuchen einen raschen Online-Schulungstermin zu finden.

Bitte per Email, da wir auch im Homeoffice sind. 

Wichtig für Arbeitnehmer

Auch in Erwägung ziehen, ob Sie als Arbeitnehmer einen Anspruch auf Kinderzuschlag haben. Dies können Sie hier ermitteln: https://www.arbeitsagentur.de/familie-und-kinder/kiz-lotse

Rahmenbedingungen

In profacto 2020.0.0 gibt es keine eigenständige Funktion Kurzarbeit. Daher legen wir uns die nötigen Daten an:

  • Kostenstelle
  • Personaleinträge
  • Gemeinkosten-Projektposition
  • ggf. Zeitmodelle anpassen – Training Zeiterfassung empfohlen
  • Erfassung von Arbeitszeiten
  • Ausgabe und Berechnung der Zeiten für die Berechnung durch das Lohnbüro

Kostenstelle

für eine saubere Abrechnung legen wir daher eine neue Kostenstelle Kurzarbeit an – hier einfach no° 2020 (oder im Video z.B. 999).

  • Bezeichnung Kurzarbeit
  • Bereich Gemeinkosten
  • Gruppe Fehlzeiten unbezahlt
  • Bearbeitungstyp Sonstige
  • Sonderkostenstelle Urlaub unbez. – nicht bezahlter Urlaub!
  • TZE/BDE-Sperre aktivieren

Alles andere leer bzw. 0,00 € lassen.

Sollten aus tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen heraus ein Zuschlag zu den (Stand 03.04.2020) üblichen 60% (ohne Kinder) bzw. 67 % (mit Kindern) zu leisten sein, kann man das ggf. mittels der Tabellenkakulation selber näherungsweise berechnen. Dazu unbedingt mit dem Lohnbüro Rücksprache halten, da die Regelungen sehr individuell ausfallen können.

Personaleinträge

In den Formularen der Arbeitsagentur braucht man diverse Informationen zum Personal, die idealerweise bereits im Personalstamm vorliegen.

Auf dem Reiter Vertraulich (nicht in profacto SmallBusiness) im Modul Personal sollten folgende Daten erfasst werden.

  • Versicherungsnummer = Sozialversicherungsnummer
  • Lohn inkl. Nebenkosten (Gehalt wird derzeit noch nicht in der Darstellung unterstützt)
  • Steuerklasse
  • Kinderzahl (ab 0,5 relevant)

Position im Projekt für die Gemeinkosten

Wählen Sie das Gemeinkostenprojekt (zB „.GK“ oder „ Gemeinkost„) und gehen Sie in die Positionen:

Legen Sie eine neue Position an. Tipp – gleiche Positionsnummer und Bezeichnung wie die Kostenstellen, dann ist es hinterher umso einfacher es richtig einzugeben.

Zeitmodelle anpassen

Stellen Sie die Zeitmodelle so um, daß die Start-End-Zeiten und Pausen den regulären Arbeitszeiten entsprechen. Etwaige Überstundenausweise oder Gleitzeitmodelle sollten jetzt kein Thema sein.

Die Sollstunden müssen also inkl. Pausen exakt in die Start und Endzeit passen – ein Beispiel:

Ggf. erstellen Sie ein neues Zeitmodell und weisen dieses den Mitarbeitern entsprechend für den geplanten Kurzarbeitszeitraum zu.

Mitarbeiter einbeziehen

Treffen Sie mit Ihren Mitarbeitern Vereinbarungen, wie mit etwaige anfallender Mehr/Minderarbeit parallel zur Kurzarbeit und wie mit Zeiten, die als Überstunden  (= außerhalb der regulären Arbeitszeit) umgegangen werden soll: hier wird alles durch die 24h der ÜSt1-Dauer angeglichen. Beachten Sie arbeitsrechtliche und tarifliche Hinweise.

Erfassung der Zeiten

Resturlaub, Zeitkonto und AU

Üblicherweise gilt es zunächst jedoch Resturlaub vom Vorjahr und etwaige Guthaben auf dem Zeitkonto abzubauen.

Diese sollte man also erst erfassen, bevor man in die Kurzarbeit geht.

Mit einer AU bleibt man auch außerhalb der Kurzarbeit – die genauen Bestimmungen bitte mit der Arbeitsagentur klären.

Im Modul Zeiten auf Projektzeiten stellen (für pfSB schon so festgelegt) – und in die Schnellerfassung via Menü Funktionen gehen:

In der Schnellerfassung:

Wählen Sie oben die betroffenen Mitarbeiter aus und mit dem kleinen Dreieckspfeil übertragen Sie diese in die Auswahl.

Tragen Sie als Projekt das Gemeinkostenprojekte ein, hier: .GK.

Wählen Sie die oben angelegte Position und Kostenstelle, hier also 2020 – wenn beides wie oben beschrieben gemacht wurde, steht beidesmal dieselbe Zahl und derselbe Text in der Übersicht.

Bitte je nach betrieblicher Situation bzw. je Mitarbeiter vorgehen um die Tage und Form (gemäß Zeitmodell oder Uhrzeit von/bis) der Erfassung zu wählen.

Voraussetzung

Es sind an den betroffenen Tagen keine anderen Zeiten erfasst. Kein Urlaub, Fortbildung, Krankheit oder eben reguläre Arbeitszeiten.

Die Schnellerfassung meidet Kollisionen und erfasst an solchen Tagen keine Zeiten.

Prüfen Sie am besten vorher, welche Zeiten für den gewählten Zeitraum erfasst sind.

100 % Kurzarbeit für die kommenden Wochen

Erfassen Sie gemäß Zeitmodell für den kompletten relevanten Zeitraum, also auch über Wochenenden hinweg.

100% Kurzarbeit an bestimmten Tagen

Erfassen Sie gemäß Zeitmodell für einzelne oder zusammenhängende Tage. Beim Erzeugen bleibt der Dialog geöffnet, Sie müssen nur das Datum und ggf. die Personalauswahl anpassen.

Anteilige Kurzarbeit

Erfassen Sie für die Uhrzeit von – bis für einzelne oder zusammenhängende Tage. Beim Erzeugen bleibt der Dialog geöffnet, Sie müssen nur das Datum und ggf. die Zeiten und Personalauswahl anpassen.

Ausweis der Kurzarbeit

Sobald Sie die Zeiten für einen Monat erfasst haben, möchte eine Behörde natürlich eine Aufstellung haben. Wir bemühen uns die Vorgaben möglichst gut abzubilden, um es Ihnen und der Arbeitsagentur so effizient wie möglich zu machen.

Um schnell Ergebnisse zu liefern wird der erste Ansatz nicht allumfassend sein, wir werden entsprechend Updates bereitstellen, schauen Sie bitte regelmäßig auf dieser Seite

Vorgehensweise

Wir werden die Darstellung der Zeiten mit der neuen Tabellenkalkulation vornehmen. Dazu finden Sie unten entsprechende Dateien, die aktualisiert werden.

Verfügbarkeit

 Nur in profacto verfügbar.

Nach Möglichkeit ab profacto 2020.1.0 auch temporär für profacto Small Business für exakt diesen Einsatzzweck an dieser Stelle.

Ausgabeformular laden

profacto 2020.0.0

Kurzarbeit_pf2020-0-0_200324_v4

profacto 2020.1.0 (Release folgt – Termin nicht festgelegt)

Datei ist in Vorbereitung …

Laden Sie die oben verlinkte Datei mit einem Klick auf das Dateisymbol für Ihre Version von profacto auf Ihren Rechner.

Mit Herunterladen fortsetzen

Ausgabeformular öffnen

Im folgenden Dialog mit der Tabellenkalkulation:

Wechseln Sie auf FILE und dort Import

Klicken Sie auf Import 4D View Pro File und wählen Sie die oben heruntergeladene Datei aus

Mit Öffnen wird die Datei in die Tabellenkalkulation geladen.

Und das Ergebnis schaut dann in etwa so aus:

Die digitale Ausgabe kann dann via Export als PDF oder mittels Umweg von Excel-Export und dann in Excel, Calc oder Numbers erfolgen.

Wir arbeiten unter Hochdruck daran diesen Prozess weiter zu vereinfachen.

Zur allgemeine Dokumentation der Tabellenkalkulation

Weitergabe an das Lohnbüro

Sie können die üblichen Informationen weiter auf Basis der Zeitauswertung an das Lohnbüro weiterreichen. Wichtig ist dabei natürlich, daß Sie nun speziell die Kurzarbeiterzeitanteile weiterreichen.

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